Betrek de buurt: Burgerparticipatie in Lansingerland

Om fijn samen te leven in Lansingerland is het belangrijk om met elkaar in gesprek te gaan over plannen en ideeën in de omgeving. Het liefst zo vroeg mogelijk. Dat noemen we participatie. De vorm en omvang van participatie kan verschillen. Het hangt af van de impact op de omgeving.

Op deze pagina staat hoe initiatiefnemers de buurt kunnen betrekken bij het maken en vastleggen van hun plannen, meldingen, ideeën of evenementen. Belanghebbenden lezen over hun rol. Samen kijkt u naar de plannen en bespreekt ze, past plannen aan als dat kan en gewenst is. U geeft de gemeente mee wat u er van vindt. Wel zo fijn voor het samenleven in de buurt.

Voor wie?

Voor iedereen die een plan heeft, een vergunning wil aanvragen, een melding gaat doen, een evenement wil houden of een idee heeft. En voor wie deze vergunning, dit idee of plan gevolgen heeft. Dit zijn de belanghebbenden.

Waarom participeren?

Het gesprek met de omgeving zorgt voor betere plannen. Het is fijn als uw omgeving weet wat u van plan bent en daarin kan meedenken. Participatie is vormvrij. Een initiatiefnemer mag zelf weten hoe het gesprek met de buren gaat. Participatie is dus vooral slim om te doen. De omgeving meenemen in wat u van plan bent en een goede buur zijn, geeft veel kansen en voorkomt gedoe.

Is participatie verplicht?

In bepaalde gevallen wel. Bekijk het raadsbesluit (punt 2 van ‘Gevraagde beslissing’) waaruit blijkt wanneer dat zo is. Het gaat om vergunningen voor plannen die vragen om een uitzondering op het bestaande omgevingsplan. Bij deze aanvragen toetst de gemeente onder andere op participatie. De gemeente kan niet voorschrijven hoe u de participatie uitvoert, maar wil wel weten welke belangen er zijn, zodat de gemeente deze kan afwegen. Als de gemeente vindt dat de informatie die u aanlevert bij uw vergunningsaanvraag onvoldoende is, kan de gemeente zelf stappen nemen om inzicht in de belangen te krijgen. Als participatie verplicht is, maar dit is niet gedaan, kan de gemeente de omgevingsvergunning buiten behandeling stellen. Het college van B&W moet de aanvrager dan wel in de gelegenheid stellen om het gebrek te herstellen.

Als u een aanvraag doet die mogelijk het omgevingsplan zelf wijzigt, kunt u het beste contact zoeken met de gemeente om de participatie te bespreken.

In andere gevallen dat u een vergunning aanvraagt, is participatie niet verplicht. In deze gevallen kan de gemeente de omgevingsvergunning niet weigeren als er geen participatie is uitgevoerd.

Hulp bij participatie

Bouwen of verbouwen of andere veranderingen: dat raakt altijd de mensen die in de buurt wonen of werken. Daarom is het belangrijk om mensen of bedrijven in de directe omgeving of andere belanghebbenden al vroeg bij de plannen te betrekken.

Dit levert veel op, namelijk:

  • Door in gesprek te gaan, wordt duidelijk wat er leeft bij alle betrokken partijen. En kunt u dat meegeven in de vergunningsaanvraag of de melding.
  • Mensen in de directe omgeving hebben misschien vragen over uw plan en de regels. Door met elkaar in gesprek te gaan, komen er antwoorden. Ook is het mogelijk om samen op zoek te gaan naar creatieve oplossingen. Denk ook aan het maken van afspraken over de bouwperiode.
  • De belanghebbenden kennen vaak hun buurt goed en hebben ideeën en oplossingen die bijdragen aan de kwaliteit van uw plan
  • Een goed participatieproces leidt tot een beter wederzijds begrip. Het is voor de gemeente belangrijk dat zij zicht heeft op alle belangen bij het afwegen van een vergunningsaanvraag.
  • Participatie zorgt ervoor dat in een gerechtelijke procedure geen nieuwe afwegingen, feiten of belangen naar voren komen.

Hoeveel of hoe weinig participatie hangt af van de gevolgen die een plan op de omgeving heeft. Dat gaat over de betekenis van de verandering voor de bewoners en gebruikers van de omgeving. Over de belanghebbenden dus. Het gaat dan ook om de geschiedenis van een plek, dingen die er eerder gebeurd zijn. Gevoeligheden die eerder gespeeld hebben. Door de impact te onderzoeken, wordt dat duidelijk. De impactscan kan daarbij helpen. Echt inzicht krijgen over de betekenis van een plan komt tot stand in het gesprek met de omgeving.

  • Openheid helpt om de relatie goed te houden. Vertel alles over wat u van plan bent. Denk ook aan begrijpelijke taal. Dat voorkomt verrassingen.
  • Bedenk op wie uw plannen effect hebben. Wie gaan er wat van merken? Probeer zoveel mogelijk verschillende belanghebbenden uit de omgeving bij uw plannen te betrekken.
  • Helderheid over waar belanghebbenden over kunnen meebeslissen, meepraten en/of adviseren en wat de reden daarvoor is helpt ook. Geef uw grenzen aan als wensen er overheen gaan.
  • Ga met belanghebbenden (liefst persoonlijk) in gesprek, dat kan op veel plekken, bijvoorbeeld bij hen thuis, supermarkt of een sportveld. Ook online kan veel.
  • Een persoonlijke uitnodiging is aantrekkelijker en nodigt meer uit om mee te praten. Overleg eventueel met belanghebbenden die u al kent hoe u dit het beste kunt aanpakken.
  • Zorg dat u (persoonlijk) bereikbaar bent voor reacties.
  • Actieve bijeenkomsten waarbij mensen op elkaar kunnen reageren, werken beter dan lange presentaties.
  • Laat belanghebbenden ook met elkaar het gesprek voeren en bespreek samen alle belangen. Plannen die op zo’n basis ontstaan of worden aangescherpt, zijn vaak de beste plannen.
  • Houd voor, tijdens en na het project contact met belanghebbenden en stel ze van eventuele wijzigingen op de hoogte.
  • Heb vertrouwen: participatie werkt alleen op basis van vertrouwen in elkaars goede bedoelingen. Heb oog voor elkaars belangen.
  • Participatie hoeft niet tot overeenstemming te leiden. Het gaat om het beeld hebben van alle belangen zodat college en raad een afweging kunnen maken.

Bekijk ook de Handreiking Participatie (pdf, 1.6 MB). Heeft u vragen over dit document of kunt u het niet openen? Neem dan contact met ons op.

  • Het helpt een onderzoekende houding te hebben.
  • Participatie is om alle belangen te kunnen meewegen in een besluit. Het kan en mag dat u het oneens blijft.
  • Het helpt wanneer u aangeeft wat echt uw grenzen zijn en meedenkt over hoe het wel zou kunnen.

Lansingerland heeft vastgelegd dat participatie moet voldoen aan de volgende spelregels:

  • Iedereen die er toe doet voor een onderwerp moet er ook over mee kunnen praten. (Inclusie)
  • Informatie moet goed te vinden zijn en op tijd worden aangeboden. (Transparantie)
  • Participatie mag doelmatig worden toegepast. Passend bij de situatie waarop ze betrekking heeft. (Efficiency)
  • Alle belangen die door belanghebbenden worden ingebracht, moeten terug te vinden zijn in de aanvraag. (Uitwisselen, Deliberatie)
  • Belanghebbenden moeten de mogelijkheid krijgen om onderwerpen in het gesprek aan te dragen. (Zeggenschap)
  • Zeggen wat je doet en doen wat je zegt. Wees eerlijk over wat kan en wat ook niet. (Betrouwbaar en voorspelbaar)
  • Het gaat om contact, persoonlijk waar dat kan. Met respect voor elkaars grenzen en rollen. Hoe dat gaat, bespreken we met elkaar.
  • De initiatiefnemer zorgt voor ruimte en tijd zodat belanghebbenden hun belangen kunnen meegeven.
  • De initiatiefnemer geeft vooraf aan waar invloed mogelijk is en waar niet.
  • Alle deelnemers zijn gelijkwaardig in het proces.
  • Een belangenafweging kan alleen als alle belangen voldoende in beeld zijn.

  1. Inleiding
    Korte beschrijving van plan en wie u bent.
  2. Aanleiding en doel participatieplan
    Beschrijf hoe u op het idee gekomen bent van uw plan en wat u wilt bereiken met participatie.
  3. Impact en inzicht
    Beschrijving van de impact van het plan op de omgeving, op de belanghebbenden en wat maakt dat u denkt dat dit de impact is.
  4. Rollen overheid, belanghebbenden en u als initiatiefnemer
    Een beschrijving van hoe u omgaat met deze partijen, wat verwacht u van hen?
  5. Kaders en randvoorwaarden
    Hier beschrijft u waar de uitkomst wat u betreft aan moet voldoen en welke ruimte u kunt geven in het wijzigen, verbeteren van uw plan en wat grenzen daarbij zijn.
  6. Welke vragen wilt u stellen
    Waarover gaat het gesprek dat u met de omgeving voert?
  7. Doelgroepen/Stakeholders
    Breng in kaart wie beslist over uw plan, wie er invloed op uit kan oefenen, positief of negatief, en met wie u uw plan tot uitvoer kunt brengen.
  8. Ontwerp van participatie en aanpak
    Hoe gaat u met de omgeving in gesprek? Hoe nodig u hen uit? Hoe richt u een bijeenkomst in en welke werkvorm hoort daarbij? Hoe gaat u terugkoppelen wat u heeft opgehaald en wat u er mee gaat doen?
  9. De ontmoeting; beeldvorming van bijeenkomsten, enquêtes,
    Beschrijf de praktische inrichting van hoe laat, koffie en thee tot garderobe en parkeren. Geef aan hoe u vragenlijsten gaat samenstellen en wie die vragen gaan beantwoorden.
  10. Validatie, terugkoppeling, verantwoording, besluitvorming en evaluatie
    Het met de omgeving bespreken van de resultaten van uw participatietraject en het verslag dat u aan de gemeente stuurt als dat aan de orde is.
  11. Communicatie
    Maak een overzicht van de momenten waarop u communiceert en hoe.

Voorbeelden en formats

U kunt deze formats gebruiken naar eigen inzicht. Het gebruiken ervan is geen garantie voor het verkrijgen van goedkeuring voor uw plan.

Heeft u hier vragen over of kunt u de bestanden niet openen? Neem dan contact met ons op. Alle contactmogelijkheden staan op onze contactpagina.

Als initiatiefnemer is het handig om bij te houden wat u bespreekt en wat u er mee gaat doen. Dat noemen we een logboek. Het maakt niet uit in welke vorm u dat doet; als u het inspraakproces maar vastlegt. Let wel op dat het voor iedereen duidelijk en leesbaar is. U beschrijft welke informatie en ideeën u van de belanghebbenden heeft gekregen. Met welke informatie kunt u iets doen en met welke niet? Beschrijf ook wat u met de informatie gaat doen. Soms is het nodig om het eindresultaat nogmaals aan de belanghebbenden te laten lezen. Geef ook de punten of ideeën weer waarover u het niet eens bent geworden, ook die zijn belangrijk voor het maken van de goede afweging.

Let bij het bijhouden en verspreiden van het logboek wel op de privacy-spelregels. Daarom is in het voorbeeld de Alias toegevoegd. Daar kunt u termen als buurvrouw, bedrijfsbelanghebbenden of andere neutrale namen invullen. Zodat u wanneer u het bestand verspreidt de echte namen weg kan laten.

Heeft u een vraag over het format of kunt u het bestand niet openen? Neem dan contact met ons op.

Op basis van het logboek maakt u een eindverslag. Hierin geeft u aan wie hebben meegedaan en wat u met de uitkomsten heeft gedaan. Het verslag voegt u toe aan uw aanvraag.

Welke rollen zijn er bij participatie?

Tijdens participatie zijn over het algemeen drie partijen betrokken. Dat zijn de gemeente, de initiatiefnemer en belanghebbenden. Hieronder staat per partij uitgelegd wat diens rol is in het proces.

De gemeente beslist uiteindelijk of er voor het plan een vergunning komt. Om goed te kunnen beslissen, heeft de gemeente inzicht nodig in alle belangen.

De gemeente is soms zelf ook belanghebbende. Bijvoorbeeld als de (ver)bouwplannen of activiteiten invloed hebben op onderwerpen als duurzaamheid, verkeer of werkgelegenheid.

De initiatiefnemer brengt de belangen in beeld. En doet vervolgens de vergunningsaanvraag. Een initiatiefnemer kan een contactpersoon bij de gemeente toegewezen krijgen. Deze contactpersoon kan helpen om helder te krijgen of participatie verplicht is. Neem hiervoor contact op met de gemeente.

Belanghebbenden geven aan wat ze van het plan vinden en wat hun belangen zijn. Belanghebbenden kunnen met hun vragen in eerste instantie terecht bij de initiatiefnemer. De gemeente kan vragen over het proces beantwoorden. Neem contact op met de gemeente.

De initiatiefnemer aan zet

Het is in het belang van de initiatiefnemer om in gesprek te gaan met de omgeving over zijn plannen. Deze handreiking (PDF, 2MB) is er om hen daarbij op weg te helpen. Zowel voor grote als kleine projecten, ideeën of plannen is het van belang om inzicht te geven in welke belangen er spelen. De vorm en de omvang van de participatie kunnen verschillen. Dat hangt af van de gevolgen die een project, plan of idee heeft voor de omgeving.

Bij de aanvraag van de omgevingsvergunning moet worden aangeven:

  • Of er participatie is geweest met de omgeving,
  • Met wie en hoe dat overleg heeft plaatsgevonden en
  • Wat met de uitkomsten is gedaan.

In het geval van een omgevingsplanwijziging, is participatie de verantwoordelijkheid van de gemeente. Al in een vroeg stadium maakt de gemeente afspraken met de initiatiefnemer over de rolverdeling in het participatieproces. De gemeente kan de initiatiefnemer vragen om de belangen in beeld te brengen. De kosten van participatie zijn voor de initiatiefnemer.

De gemeente aan zet

De gemeente moet inhoudelijk een goede afweging van alle belangen kunnen maken. Alleen als alle informatie voorhanden is kan de gemeente binnen acht weken de aanvraag aan alle regels en kaders toetsen en tot een weloverwogen besluit komen. Als de gemeente op basis van de door de initiatiefnemer aangeleverde stukken onvoldoende in staat is om een goede belangenafweging te maken, kan zij in het uiterste geval de beslistermijn met nog eens zes weken verlengen en de initiatiefnemer vragen de ontbrekende informatie te verzamelen.

De gemeente toetst aan de hand van de drie onderstaande vragen:

Welke partijen ervaren gevolgen van het initiatief? Hoe groot zijn die gevolgen? Is er een poging gedaan om de mensen te betrekken die gevolgen van het initiatief gaan ervaren? En is er daarbij rekening gehouden met de mogelijkheden van betrokkenen om mee te doen? Is er een poging gedaan om alle verschillende belangen/meningen te horen? 

Let op: niet iedereen heeft behoefte of middelen om mee te doen aan participatietrajecten. Het gaat om de poging om de relevante partijen te betrekken. 

Zijn de resultaten van het participatieproces genoteerd? Wat hebben de participanten ingebracht? Waarover waren de participanten het wel eens? Waarover waren de participanten het niet eens? Waarover zijn deelnemers het eens geworden? Welke nieuwe kennis of inzichten heeft de participatie opgeleverd voor de initiatiefnemer? Dit kan inhoudelijk zijn, maar ook betrekking hebben op de manier waarop de initiatiefnemer zijn plan wil bereiken. Heeft de initiatiefnemer inzichtelijk waar de weerstand zit en waar deze door wordt veroorzaakt? Zijn alternatieven aangevoerd?

Let op: niet alle deelnemers hoeven het met elkaar eens te zijn of te worden.

Wat is er gebeurd met de resultaten van de participatie? Heeft dit geleid tot aanpassingen van het initiatief? Is er een afweging gemaakt tussen verschillende meningen en belangen? Wat gaf daarbij de doorslag? Waartoe heeft dit geleid? Op welke manier zijn de nieuwe inzichten en mogelijke alternatieven in het plan verwerkt en/of is duidelijk waar dit nog moet gebeuren? 

Uitleg begrippen

Hieronder vindt u een korte uitleg van de gebruikte begrippen op deze pagina. Heeft u nog een vraag of is een begrip of uitleg niet duidelijk? Neem dan contact met ons op.

Op tijd in gesprek gaan met belanghebbenden uit de buurt over het plan of project of beleid.

Iedereen op wie het plan invloed heeft. Dit kunnen inwoners zijn, maar ook vertegenwoordigers van bedrijven en maatschappelijke organisaties.

Degene die de aanvraag doet en die verantwoordelijk is voor het gesprek met de buurt over de plannen.

Toestemming van de gemeente om ergens te mogen bouwen of verbouwen, of een bedrijf te beginnen of veranderen. Er zijn ook plannen die vergunningsvrij gebouwd mogen worden of waarvoor u een melding moet doen. Informatie daarover vindt u op de website van het DSO.

Het geheel van regels en spelregels die zijn vastgelegd over wat er buiten mag en niet mag.

Contact

Als u vragen heeft over participatie of de informatie op deze pagina kunt u contact met ons opnemen door te bellen naar 010 – 800 40 00. Alle contactmogelijkheden vindt u op de contactpagina.